Jäsenrekisteriseloste | Suomen Pioniseura ry

Suomen Pioniseura ry:n jäsenrekisteriseloste

Rekisterinpitäjä
Suomen Pioniseura ry, ℅ Marianne Sundblad
Hiidenkuja 3 D 7
02750 Espoo
pioniseura@gmail.com
Tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö
Jäsensihteeri
Suomen pioniseura ry, ℅ Marianne Sundblad
Hiidenkuja 3 D 7
02750 Espoo
pioniseura@gmail.com
Rekisterin nimi
Suomen Pioniseura ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperusta
Käsittelyn tarkoitus:
Jäsenrekisteri sisältää seuran jäsenten henkilö- ja jäsenmaksutietoja. Tietoja käytetään jäsentietojen ja jäsenmaksujen hallintaan sekä jäsenten tilaamien tuotteiden tai lahjatuotteiden toimittamiseen.
Käsittelyperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Yhdistyslaki määrää yhdistystä pitämään kirjaa jäsenistään
Yhdistys saa henkilötietoja myös yhdistykseltä tuotteita tilanneilta.
Rekisterin tietoseloste
Jäsenistä tallennetaan seuraavat tiedot jäsenrekisteriin:
● Nimi
● Osoite
● Puhelinnumero
● Sähköpostiosoite
● Jäsennumero
● Jäsenyyden alkamispäivä tai jäsenrekisterin vaihtopäivä
● Jäsenlaji
● Jäsenyyden tila
● Laskutukset
● Maksusuoritukset
Jäsenyyden voi antaa myös lahjaksi lahjan saajan suostumuksella. Lahjanantaja on vastuussa tietojen oikeellisuudesta ja siitä, että hänellä on lupa tietojen antamiseen. Tallennamme lahjan antajasta samat tiedot kuin jäsenestä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenten tai tuotteita tilanneiden itsensä antamat tiedot. Jäsentililtä maksusuorituksista saadut tiedot.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja vastaanottajaryhmät
Pionikko lehden painotalo lehden toimitusta varten. https://waasagraphics.fi/tietosuojaseloste.
Matkahuolto jäsenen tilaamien tuotteiden toimitusta varten.
https://www.matkahuolto.fi/matkahuollon-asiakasrekisteri
Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella. Rekisteri sijaitsee
Membook Oy:n Membook-järjestelmässä
https://tuki.membook.fi/help/membook-rekisterinpitajana-kayttajarekisteri
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Pioniseura ei siirrä rekisterin tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Membook voi siirtää käyttäjärekisterin tietoja EU-/ETA -alueen ulkopuolelle, jos kyseessä on tekninen alihankintakumppani, joka täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tarkemmat tiedot Membookin tietosuojailmoituksesta: https://tuki.membook.fi/help/membook-rekisterinpitajana-kayttajarekisteri
Pioniseuran yhteistyökumppaneille ei luovuteta jäsenrekisterin tietoja. Jos jäsen tilaa tuotteita yhteistyökumppanilta ja antaa jäsennumeronsa, yhteistyökumppanikoodin tai kertoo jäsenyydestä seurassa, voidaan yhteistyökumppanille kertoa, onko henkilö jäsen vai ei.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden yhdistyksen vastuuhenkilöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.
Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja säilytetään jäsenyhdistyksen jäsenen aktiivisen jäsenyyden ajan ja korkeintaan vuosi tämän jälkeen yhteistyökumppaneilta mahdollisesti suoraan tilauksia tehneiden tilausten käsittelyä varten.
Tieto automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin olemassaolosta sekä tieto käsittelyn logiikasta ja merkityksestä rekisteröidylle
Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointiin.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Jäsenrekisteriin antamansa tiedot voi jokainen jäsen tarkistaa ja korjata Membook-palvelussa.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja- asetusta (EU) 2016/679. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus käyttää hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä muita oikeussuojakeinoja.
Tietopyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Jäsensihteeri
Suomen Pioniseura/tietosuoja, ℅ Marianne Sundblad
Hiidenkuja 3 D 7
02750 Espoo
tai sähköpostitse osoitteeseen pioniseura@gmail.com